партнерский материал
Как держать документы в порядке
Начинающим (и не только) предпринимателям
Вести дела — муторно. Мало кто хочет заниматься договорами, актами и прочими юридическими и бухгалтерскими документами. Я сам такой. Онлайн-бухгалтерии и Госуслуги снимают часть забот, но бумажная работа все равно остается.

Юрий Белканов
Партнер, руководитель проектов агентства «Стереомаркетинг»
Я четыре года руковожу агентством «Стереомаркетинг» и в этом материале расскажу, как навести порядок в документах, и поделюсь нехитрыми правилами, которые упрощают работу с ними. Думаю, это будет полезно начинающим предпринимателям и тем, кто хочет навести порядок в документах.

Чтобы не раздувать тему на целый сериал, я опишу наиболее простую схему: «Вы — ИП без сотрудников, на УСН»

Такой опыт будет близок компаниям с небольшим числом операций по счету, но большим оборотом: студиям и агентствам, транспортным, строительным, оптовым бизнесам. Вероятно, если у вас продуктовый магазин или автомойка, у вас будет своя специфика.

Зачем это делать

Чтобы застраховать себя от недобросовестных клиентов, партнеров или контрагентов. Если нет подписанных документов, могут сказать, что деньги отправили по ошибке и ничего не докажешь.
Грустная история :(
Наш партнер работал с достаточно крупной сибирской компанией, без договора, «на словах» — поставляли им оборудование и настраивали его. Проект выполнили, а компания платить отказалась. Они обратились в суд, но проиграли, потому что не было договора.
Договор и акт нужен вам — не клиенту. Если нет подписанного акта выполненных работ — считайте, вы должны денег. На бумаге это выглядит так: бухгалтер в конце года сводит баланс и видит, что вы должны денег, потому что по бумагам работы не выполнены. Если акт не подпишите, придется возвращать.
Чтобы не платить лишних налогов. В налоговом кодексе предусмотрены статьи доходов, которые не облагаются 6% налогом. Например, возврат займа, пополнение счёта личными деньгами, возврат денег от покупателя. Но чтобы их «вычесть» из декларации, нужны документальные подтверждения (договора, чеки, заявления).

Или, например, вы платите взносы в ПФР через кассу в Сбербанке — тоже нужны чеки, чтобы подтвердить платежи.
Банк может внезапно запросить у вас документы для подтверждении операции или еще какие-то бумаги, если вы вдруг попадете под финмониторинг.
В налоговом кодексе предусмотрены статьи доходов, которые не облагаются 6% налогом
Если вы решите брать ипотеку и укажете ИП как место работы (источник доходов), скорее всего банк будет проверять ваши документы и движения по счету. Никто точно не знает, как происходит скоринг, но лучше этот риск исключить заранее, иначе отсутствие пары бумажек может обойтись в дополнительные 1–2% к ставке.
Если решите продать бизнес или привлечь инвесторов, тоже понадобятся документы, чтобы доказать, что компания прибыльна.
Чтобы анализировать прибыльность разных направлений, продуктов и услуг — вести отдельный учет доходов и расходов.

Главный документ—табличка

Налоговая смотрит на то, как предприниматель ведет дела. Если вы работаете одни и находитесь на УСН (платите 6% с выручки), то инспекторов интересуют только ваши доходы — за что вы получаете деньги, не прячете ли чего.

Следовательно, на случай проверки, вам нужно иметь в одной папке оригиналы договоров с приложениями (или дополнительными соглашениями) и акты выполненных работ по каждому проекту, подписанные вами и клиентом. Эти три документа подтверждают, что вы получаете деньги законным путем.

По каждому проекту должен быть подписанный оригинал договора с приложением и акт
Откройте банк-клиент и выпишите в один столбик «Проекты» все входящие платежи за три года (это период, за который имеет право проверять налоговая). Если вы только начинаете вести дела, то важно заложить правильный фундамент, чтобы потом не было лишней работы. По каждому проекту должен быть подписанный оригинал договора (с приложением) и акт. Получается такая табличка:

Если клиент находится в вашем городе, нужно отвезти к нему оригиналы документов и подписать. Обмен оригиналами — стандартная процедура и все к ней привыкли, поэтому дискомфорта ни у кого не вызывает.
К клиентам можно поехать самому, тогда будет возможность вскользь обсудить дела и проекты — возможно, найдется точка для продажи своих услуг. А можно отправить коллегу, чтобы не тратить время.
В другие города мы обычно отправляем документы через Пони Экспресс — у них невысокие тарифы на доставку (относительно DHL), но при этом мы уверены, что документы не потеряются. Спешки в бухгалтерских вопросах обычно нет, поэтому мы выбираем эконом-доставку: Хабаровск → Москва, 12–13 дней, 730 ₽.

Как поддерживать дела в порядке

1
Приезжайте на первую и последнюю встречу с документами
Несложно захватить документы по пути, чтобы потом не тратить время на отдельные поездки.
2
Сделайте шаблон договора и выделите в нем маркером места для редактирования
Так у вас всегда будет под рукой пустой договор и ничего не упустите при заполнении: реквизиты, сроки, условия.

Лучше не рисковать и заказать разработку у юристов, чтобы они учли нюансы вашей работы. Например, полезно в договоре прописать, что если контрагент не написал претензию, то акт считается подписанным. Грамотные юристы знают еще массу деталей, которые упростят вам жизнь. Почитайте статью «Зачем платить юристам за договор».
3
Внесите в договор пункт, что электронный документооборот приравнивается к реальному
и стороны обязаны обменяться оригиналами документов. Тогда можно выслать акт по электронной почте. Эта строчка в договоре, при случае, здорово вам поможет. И к ней, как правило, не имеют вопросов корпоративные юристы.
4
Ведите управленческий учет
Одно дело — готовить отчетность для налоговой, но в то же время важно понимать реальную картину происходящего: сколько есть денег в компании, где мы тратим больше, чем стоило бы, сколько денег можно взять из бизнеса? Ответы на эти вопросы дает грамотный управленческий учет.

Я рекомендую сервис «Финолог». Он помогает контролировать денежные потоки, рентабельность проектов, расходы по разным статьям. Он точно удобнее 1С и оперативно показывает текущую картину, с учетом российских реалий: когда у вас несколько юрлиц и деньги хранятся на нескольких счетах, в том числе банковских карточках руководителей.
Сервис управленческого учета «Финолог»
5
Не берите сотрудников в штат до тех пор пока их можно не брать
Как только возьмете, сразу вырастут налоги, ответственность и объем бумажной работы. Вплоть до того, что вы должны обучать сотрудников нормам ГТО, обеспечивать безопасность на работе и если что не так, то нести ответственность вплоть до уголовной. В общем, подарочек еще тот. Выкручивайтесь через подрядчиков или гражданско-правовой договор с фрилансерами.
6
Если вы на УСН, узнайте, есть ли в вашем банке онлайн-бухгалтерия
Я веду счет в Тинькофф Банке и у меня бесплатное ведение бухгалтерии: через сервис я сдаю декларации, плачу налоги и взносы в пенсионный фонд. Никуда ходить не надо, электронную подпись оформили удаленно, налоговую и ПФР нашли сами, по реквизитам. Такое ощущение, что в Монако веду дела!
Онлайн-бухгалтерия Тинькофф-банка
Но если у вас общая система, «доходы минус расходы», ЕНВД или патент — онлайн-бухгалтерия банка не поможет. Вам придется либо разбираться самим, либо нанять бухгалтера.
7
Если вы работаете удаленно, как минимум, запрашивайте сканы подписанных документов Это будет уже хоть что-то.
8
Заведите папку для документов — не разбрасывайте их по всему офису
Лучше — вот такую, чтобы можно было вставлять файлики с пакетом документов по каждому проекту:
Папка для документов
Поделитесь в комментариях внизу страницы своими лайфхаками и хитростями, которые помогают вам вести дела!

Как не забывать все это делать?

Бумажки кажутся неважными, пока не налипнешь на штрафы или проблемы с контрагентом, но и это редко что меняет — всегда есть дела поважнее. Тут нужен человек, который бы напоминал про подписи, ездил за бумажками и отправлял письма клиентам, потому что свою предпринимательскую натуру не исправишь.

Если себя перебороть не получается, назначьте ответственного за документацию. Кого-то кому, кого это не будет напрягать (или потому что сказали).

Если таких людей в команде нет, делегируйте эту функцию на аутсорсинг, например, в «Батискаф». Опытный бухгалтер знает, где и как хранить документы, вовремя и правильно сдает отчетность, запрашивает оригиналы документов у клиентов и партнеров, присылает квитанции и напоминает о платежах, дает советы, как оптимизировать налоги. В общем, снимает с вас все заботы о бумажной работе и помогает сфокусироваться на главном — развитии своего дела.
Понравилась статья?
Делитесь ей в социальных сетях!
Читайте также
Батискаф поможет
Если вам нужна надежная компания, которая возьмет на себя бухгалтерское или кадровое сопровождение и решит юридические вопросы, обращайтесь в Батискаф. Мы работаем дистанционно. Эксперты всегда на связи и готовы помочь.

Звоните, поможем — 8 800 222-57-54
Первая консультация бесплатно
comments powered by HyperComments
Made on
Tilda