Предпринимателю

Как бухгалтер может разрушить ваш бизнес

7 трагических историй
Кто для вас бухгалтер: человек, вершащий судьбу компании, или «бумажная мышь», не оказывающая реального влияния на бизнес? Часто руководители недооценивают бухгалтеров и не подозревают, насколько сильно они влияют на благополучие фирмы. Эта статья о влиянии негативном.
Мы собрали самые феерические ошибки и злоупотребления, которые встречали в своей практике. Все истории реальны. Последствия одних мы разгребали сами, про другие нам с горечью рассказывали собственники бизнеса. По просьбе участников некоторые обстоятельства, имена и сферы деятельности изменены. Для пользы читателей всё рассказано так, как было на самом деле.

Вы должны 60 миллионов…

Бухгалтер крупного холдинга переезжала в другой город, а Батискаф принимал у нее дела. И вот тут выяснилось, что у руководителя незакрытый подотчет на 60 миллионов. Оказалось, что бухгалтер, которая выдавала ему деньги, не проводила авансовые отчеты — подтверждающие расходы документы, которые исправно приносил директор, просто сваливались в ящик стола.
Если бы пришла налоговая проверка,
компания заплатила бы минимум 30 миллионов
Налоговая сочла бы незакрытый подотчет зарплатой директора. Насчитала бы на него НДФЛ и страховые взносы, и компании пришлось бы заплатить 29,4 миллиона налогов с пенями и штрафами за просрочку. К счастью, мы вовремя заметили ошибку, собрали подтверждающие документы и благополучно закрыли подотчет.

Серый кардинал

Директор нанял главного бухгалтера и не мог нарадоваться: понятливая, активная, коммуникабельная и баланс сведет, и зарплату посчитает, и совет дельный даст. Очень скоро она пользовалась полным доверием и стала серым кардиналом в компании. Через полтора года выяснилось, что главбух отличалась еще и отменной деловой хваткой.

Зарплаты на предприятии выдавались наличными, причем выдавала их сама главбух. Она готовила две зарплатные ведомости. В одной ведомости у Иванова зарплата была 30 000 , а в другой — 35 000 . Ту, где 35 000 , главбух согласовывала с директором и получала по ней деньги, а ту, где 30 тысяч, показывала Иванову и отдавала ему 30 000 . А разницу оставляла себе.
Главбух присвоила более 5 миллионов
Директору главбух говорила, что делает все, чтобы снизить затраты. А работникам, что всячески отстаивает их интересы — выбивает для них премии, что если бы не она, они получали бы гораздо меньше. Директор ее уважал, сотрудники заискивали и боялись. А зарплатный бизнес, помимо основной зарплаты, приносил главбуху ежемесячный доход в 300 000 : по пять тысяч в среднем с каждого из 60 работников. Длилась афера 1,5 года.

Хаос и анархия

На комплексное обслуживание к нам пришел клиент — производственное предприятие. У действующих компаний мы проводим анализ того, как велись кадры и бухучет, и видим такую картину.

Восемь бухгалтеров. Кадровик ведет учет на бумаге, а не в программе, в бухгалтерию документы передает выборочно. В результате данные кадрового и бухгалтерского учета противоречат друг другу. Несколько бухгалтерских программ, которые никак между собой не связаны. Проводим инвентаризацию: реальные остатки товаров и материалов вообще не сходятся с теми, что отражены в бухгалтерском учете. Звонит поставщик:

— Добрый день, вы должны нам 3 150 000 .
— Хорошо, — говорит бухгалтер, записывает сумму на бумажку, идет к директору. — Петр Сергеевич, тут «Агротехстройчиниломай» звонил. Просил оплатить 3 150 000 .
— Плати, — говорит директор, и бухгалтер идет платить, не сверяя данные и без подписанного счета.
И так далее, и так далее.

Получается, что собственник платит зарплату армии бухгалтеров, которые вообще не ведут учет. Они не то, что не могут посчитать рентабельность, но даже элементарно защитить предприятие от проверок. Сейчас мы спасаем ситуацию. Из восьми бухгалтеров оставили трех и обучаем их, а на себя взяли функции главбуха. Автоматизируем кадры и бухгалтерию, вносим корректные данные, выстраиваем систему учета так, чтобы исключить злоупотребления.
Проверь своего
бухгалтера
Узнайте, надежно ли защищен ваш бизнес
от финансовых ошибок и злоупотреблений

Художественный бухучет

Собственник и директор знакомы давным давно. Они дружат, и собственник директору всецело доверяет. Сам он обеспечивает контракты и занимается развитием бизнеса, а директор занят оперативным управлением и бухучетом. Все хорошо, но есть небольшие «звоночки». То собственник спросит какие-то данные, а директор замнется и предоставит не сразу. То назовет одну сумму, а через неделю говорит другую. Но собственник директору верил и закрывал на это глаза до тех пор, пока от налоговой не пришло требование заплатить налог. Тут он обратился в Батискаф, чтобы мы незаметно провели аудит.
Компанию пришлось ликвидировать,
потому что восстановить данные было невозможно
Выяснилось, что директор открыл в себе художника и все эти годы просто рисовал отчеты. Ни налоговая, ни бухгалтерская отчетность вообще не имели никакого отношения к реальности. Единственное, что делал директор — исправно сдавал отчетность по НДС и платил налог. Ситуация оказалось настолько запущенной, что восстановить учет было уже невозможно. Первая же проверка просто уничтожила бы бизнес. Собственник решил открыть новую компанию, перевести бизнес на нее и там с нуля грамотно выстроить бухгалтерский и управленческий учет.

Гори огнем

Компания предоставляла полиграфические услуги. В старом офисе ей стало тесно, и она переехала в другое здание. При переезде стали избавляться от всего лишнего. Решили сжечь старые документы.

— Что здесь у нас, больничные? Только место занимают. Сжечь! — распорядился бухгалтер. Больничные сожгли, а через два месяца пришел с проверкой фонд социального страхования.
— Вам бюджет расходы по больничным оплачивал? Оплачивал. Где оригиналы документов? Нет?

И ФСС начитал 360 тысяч страховых взносов к уплате. В этой ситуации Батискаф пришел на помощь. Выяснили у сотрудников, где они лечились. Сделали запросы в эти больницы и поликлиники и получили дубликаты почти всех больничных. Компания заплатила 25 тысяч, а не 360 000 .

Все в отпуск!

Издательство существовало много лет и обеспечивало сотрудников стабильной работой. Текучки почти не было, люди работали в среднем по 4 года. А потом наступил кризис, продажи упали, и собственник решил свернуть дело. Объявил об этом коллективу.
— Ладно, — сказал коллектив, — только заплатите нам компенсацию за неиспользованный отпуск. За все те годы, что мы на вас пашем.

Собственник решил, что ослышался. Все сотрудники регулярно ходили в отпуск, о какой компенсации речь? И тут выяснилось, что хотя в отпуск они ходили, бухгалтер, который вел заодно и кадры, этот отпуск никак не оформлял. Не было ни заявлений, ни приказа, ни расчета отпускных.
— Не заплатите, пойдем в трудовую инспекцию, — нагнетал коллектив. — Еще и на штраф попадете.
Компания выплатила сотрудникам 1 миллион из-за бухгалтерской халатности
Несмотря на небольшие зарплаты каждому сотруднику за несколько лет набежало около 100 тысяч компенсации. Десять сотрудников. Один миллион — цена бухгалтерской ошибки.

Батискаф поможет

Если вам нужна надежная компания, которая возьмет на себя бухгалтерское сопровождение, успешно пройдет налоговые проверки и поможет с оптимизацией налогов, обращайтесь к нам. Приходить не обязательно — мы работаем дистанционно.

Шантаж

Небольшая компания сдавала в аренду спецтехнику. Учет вел бухгалтер, который работал на дому. Приходил пару раз в неделю, забирал документы, сдавал отчетность. Все шло отлично, а потом начались проблемы. То придет требование от налоговой, то надо подготовить документы, а до бухгалтера не дозвониться. Наконец, директор решил сменить бухгалтера и вызвал его на разговор.

— Не хотите больше со мной работать? Нет проблем, — не огорчился бухгалтер. — Платите 200 тысяч, и мы в расчете.
— Какие 200 тысяч? За что? — изумился директор.
— За базу 1С, — хладнокровно сказал бухгалтер. — Или она вам не нужна?

Оказалось, что весь учет бухгалтер вел на своем компьютере. Ни у кого в компании не было доступа к 1С, все данные хранились у бухгалтера. Когда директор оправился от шока, то понял, что вариантов у него нет. Сторговались за 150 тысяч.

Подводя итоги

Может показаться, что эти истории не реалистичны, что их участники проявили исключительную слепоту, не замечая очевидного. Но в том-то и дело, что такие истории встречаются гораздо чаще, чем принято думать. Мало у кого идеально отстроены процессы, налажен контроль, а финансовая деятельность прозрачна. Почти всегда есть место для ошибки, а даже одна ошибка, накапливаясь из года в год, способна нанести ущерб.

Чтобы минимизировать риск, делайте три вещи:

1
Ведите дела так, чтобы защитить себя от форс-мажоров и исключить злоупотребления
Например, нельзя, чтобы бухгалтер мог без вашего письменного согласия совершать платежи, единолично распоряжаться бухгалтерской базой или хранить документы у себя дома. Всегда копируйте базы данных и держите копии в разных помещениях на случай пожара. Правильно заполняйте, подписывайте и сохраняйте оригиналы документов.
2
Контролируйте бухгалтерию
Сверяйте подписанные вами счета и выписки по расчетному счету. Убедитесь, что сотрудники получают именно те суммы, что проходят по ведомостям. Регулярно проводите инвентаризацию. Задавайте бухгалтеру вопросы, чтобы оценить, насколько он владеет ситуацией.
3
Нанимайте профессионалов
Тщательно проводите собеседования, берите отзывы с предыдущих мест работы, узнайте, насколько успешно бухгалтер проходил налоговые проверки, не стесняйтесь задать сложные вопросы. Или обращайтесь к таким компаниям, как наша. С хорошей репутацией, довольными клиентами и богатым опытом в разных отраслях.
Понравилась статья?
Делитесь ей в социальных сетях!
Читайте также
Батискаф поможет
Если вам нужна надежная компания, которая возьмет на себя бухгалтерское сопровождение, успешно пройдет налоговые проверки и поможет с оптимизацией налогов, обращайтесь к нам. Приходить не обязательно — мы работаем дистанционно. Бухгалтеры всегда на связи и готовы помочь.

Звоните, поможем — 8 (4212) 46-77-76
Первая консультация бесплатно
comments powered by HyperComments
Made on
Tilda