Батискаф поможет
Поможем настроить автоматизацию бухгалтерии на предприятии и обучим сотрудников. Проконсультируем, проведем проверку бухучета и наладим рабочие процессы в вашей бухгалтерии.

1С-бухгалтерия

Сервис мастхэв для бухгалтеров. У нас стоит последняя версия программы, мы следим за выходами новых версий и сразу ее обновляем. Она облегчает работу бухгалтера, экономит время и никогда не ошибается. Главное — правильно ее настроить.

Автоматизация бухгалтерии помогла нам оптимизировать расходы на персонал. Когда мы купили последнюю версию ЗУПа (Зарплата и Управление Персоналом), то сразу оптимизировали штат — кадрового специалиста перевели на сокращенный рабочий день.

Раньше: кадровик выполняет работу, а бухгалтер ее доделывает. Например, нужно рассчитать отпускные сотруднику за три года. Кадровик вручную за все года просчитывал отпускные, бухгалтер делал начисления. Бывало, расчет был неверен — человек ошибается, что поделать.

Затраты времени — несколько часов.

 

Сейчас: Работу делает один бухгалтер, при этом он не тратит много времени — программа основную часть выполняет автоматически и без ошибок.

Затраты времени — 10-15 минут.

Мы используем все возможности программы по максимуму. Для некоторых специализированных задач добавляем надстройки — докупаем дополнения или объясняем программисту, что нам необходимо, и он помогает настроить программу под эти нужды:

Автоматическая выгрузка номенклатуры из excel-файла и составление счетов

Мы заметили, что много времени у бухгалтера отнимает заполнение данных о товарах и составление счетов. Теперь эта рутинная работа автоматизирована: два клика мышкой — и сформированы все документы по всем товарам, даже если их несколько десятков наименований.

Пример

У клиента есть энное количество товаров, которые продает фирма. Список товаров внушительный — несколько тысяч наименований. Клиент присылает нам заявку от своего заказчика в таблице Excel — в ней сотни товаров с разными наименованиями, количеством и ценами. Мы должны сделать на основании этой заявки счет на оплату и отгрузочные документы (счет-фактуру и товарную накладную).

Раньше: Бухгалтер распечатывает заявку (обычно 3-4 листа формата А4) и в 1С набивает или выбирает из существующей всю номенклатуру, проставляет количество и цены.

Затраты времени — несколько часов.

Сейчас: Клиент дает заявку в Excel, мы импортируем ее в 1С и программа автоматически формирует счет-фактуру, товарно-транспортную накладную

и другие нужные документы. При этом если в заявке появились новые позиции, которых раньше не было, то программа их добавит в новую номенклатуру.

Затраты времени — 5-10 минут.

Формирование авансовых отчетов по QR-коду

Авансовый отчет — документ, который содержит информацию о том, где, когда, на что и сколько было потрачено денег, выданных сотруднику под отчет. Сотрудник приносит в бухгалтерию все чеки, и на их основании бухгалтер формирует авансовый отчет.

Для формирования авансовых отчетов в 1С есть дополнительная надстройка. С помощью смартфона, на который установлена специальная программа, мы считываем QR-код с чека (а сейчас этот код есть на каждом чеке), пересылаем его в 1С и программа автоматически формирует авансовый отчет.

Раньше: купили 20 наименований канцтоваров для офиса в магазине. Бухгалтер вручную набивает в программе каждую позицию, количество, сумму и составляет авансовый отчет по расходам. Затраты времени — до часа.

Сейчас: считали QR-код, отправили его в 1С и получили готовый авансовый отчет: дата, номер чека и сумма по чеку. Затраты времени — 1 минута.

Программа для отражения в учете документов

Мы рекомендуем приобрести эту надстройку всем компаниям, у которых много товаров. Строительные фирмы, аптеки, розничные магазины — везде, где номенклатуры больше пары сотен, эта программа необходима.

Она работает так: сканируем счет-фактуру, и документ сразу появляется в базе 1С с полной номенклатурой и данными по поставщику. Например, «краска белая, цена 500 рублей, количество — 5 банок, сумма — 25000 рублей, поставщик — «Рога и копыта», дата 1 августа 2018 года, НДС, дата и т.д.». Таким образом, все данные программа распознает автоматически и переносит их в базу данных.

Отсканировать можно не только счет-фактуру, но и товарную накладную, универсальный передаточный документ, счет на оплату, и он также автоматически сформируется в 1С.

Раньше: Бухгалтер вручную переносит со счета-фактуры все данные по товару, поставщику и НДС в базу.

Затраты времени — от количества наименований товара в счет-фактуре. Обычно для этой работы нанимают отдельного человека — бухгалтера-операциониста, который занимался этой рутинной работой каждый день.

Сейчас: Отсканировали документ, например, счет фактуру , программа сформировала все бухгалтерские проводки, отразила покупку в учете, посчитала НДС.  Проверили соответствие и готово.

Затраты времени — 10 минут.

Кстати, в обновленной версии 1С не нужно вбивать реквизиты компании. Достаточно поставить только ИНН и программа автоматически подтянет остальные данные из реестра ИФНС.

«Банк-клиент» через «1С-ДиректБанк»

Полезная программа, которая формирует документы для банка (платежные поручения, ведомости на выплату заработной платы для зарплатного проекта, банковские выписки) и отправляет их прямо из 1С. Еще один плюс: в ней сразу появляется информация по расчетному счету — поступление или списание денег.

Раньше: Две отдельные программы — «Банк-клиент» и «1С-бухгалтерия». Бухгалтер время от времени заходит в «Банк-клиент», чтобы отследить движение по расчетному счету. Иногда приходилось проверять несколько раз в день, пришли деньги или нет.  Каждое утро (или вечер) бухгалтер выгружает выписку с банка о движении средств на счете.

Затраты времени — до часа.

Сейчас: заключили договор с банками и все движения по расчетному счету отображаются в 1С в режиме реально времени. Поступили деньги на счет — сразу видно, списали — бухгалтер мгновенно отслеживает изменения.

Затраты времени — пара минут.

Формы КС в строительстве

Это формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и для них есть свои правила по заполнению. Работа рутинная и долгая. Мы интегрировали в 1С дополнительный модуль «Внешние печатные формы КС 2 и КС3», которая стала подготавливать и распечатывать формы КС.

Раньше: Бухгалтер вручную заполнял формы в Excel. Если где-то вкралась ошибка — документ нужно было переделать полностью. После заполнения формы в 1С делали счет-фактуру к ней.

Затраты времени — несколько часов.

Сейчас: Мы подготавливаем товарную накладную или акт выполненных работ и на основании нее распечатываем формы КС.

Затраты времени — 15 минут.

Для 1С-бухгалтерии есть много встроенных модулей, которые расширяют спектр действий для автоматизации. Например, в 1С нет автоматической обработки начисления процентов по договорам займа. Но есть готовый модуль, который можно интегрировать в 1С и программа будет это выполнять и формировать ежемесячный отчет. Или при формировании карточки контрагента добавить «e-mail контрагента» и напрямую из 1С формировать список счетов или акты сверки и скидывать их на почту клиенту.

Электронный документооборот

Мы уже давно сдаем все отчеты в электронном виде. Это быстро, удобно, экономит время и деньги: мы не стоим в очередях в госорганах и не тратим денег на бумагу, конверты, отправку писем и т.д.

Раньше: Составили отчет, распечатали, подписали, понесли в учреждение. Там отстояли очередь и оказалось, что допустили ошибку. Идем обратно, исправляем, распечатываем, подписываем, идем обратно.

Затраты времени — от двух до пяти часов.

Сейчас: Составили отчет, подкрепили электронной подписью, отправили в учреждение. В отчет не может закрасться ошибка, так как программа не даст сформировать отчет, если что-то будет заполнено неверно.

Затраты времени — 30 минут.

Выбрать оператора вы можете на своё усмотрение. Рынок предлагает достаточно много вариантов, в том числе можно отправить и через 1С. Нужно только докупить эту функцию для программы

То, что мы внедрили — это легкий апгрейд 1С, он не ломает конфигурацию программы и не тормозит ее работу. Мы советуем сильно не увлекаться и устанавливать только те модули, которые действительно нужны в вашей работе.

И напоследок еще один совет: автоматизируйте обновление 1С. Это сэкономит вам много времени.

Раньше: При обновлении программа постоянно требовала подтвердить действие. Выскакивало окошко с вопросом «Продолжить?», и бухгалтеру надо было нажать, чтобы продолжить процесс. Это выматывало.

Затраты времени — 2-6 часов.

Сейчас: Мы дали задание нашему системному администратору и он поставил программку «обновлятор». Теперь 1С обновляется автоматически. Ночью, чтобы не тормозить работу бухгалтерии.

Затраты времени — 0 минут.

Если 1С работает медленно и тормозит — поменяйте сервер на более мощный.

Мы рекомендуем не экономить на автоматизации бухгалтерии. Эффективность работы возрастет в несколько раз, а затраты уменьшатся. А какие у вас есть лайфхаки по автоматизации бухгалтерии? Поделитесь в комментариях.

Следующая статья
Допрос в налоговой
23 окт. 2018
10 мин.
2 028

Допрос в налоговой

Как подготовиться и не бояться