Батискаф поможет
Проведем аудит налогового учета, подскажем, как сэкономить. Убедимся, что вы не платите лишнего.

Если утрачены документы

Что нужно предоставить в налоговую

В случае пожара, конечно, нужно первым делом вызвать пожарных. Они составят заключение или акт подтверждения о том, что на складе был пожар и документы сгорели. Если на складе произошла другая ЧС, акт составляет представитель соответствующего органа. Например, при потопе — уполномоченный из ТСЖ (товарищества собственников жилья) или водоканала.

Далее, по закону (пункт 27 приказа Минфина России от 29.07.1998 N 34н), руководитель организации, пострадавший от ЧС, обязан провести инвентаризацию и создать комиссию, которая расследует причины гибели документов. По результатам расследования нужно оформить акт, который утвердит руководитель организации. Об этом говорится в пункте 6.8 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

С обоими актами на руках можно доказать, что документы пропали по независящим от организации обстоятельствам. Для этого в налоговую нужно отправить уведомление об отсутствии затребованных документов, к которому прикрепляются копии актов. Написать его можно в произвольной форме.

Уведомление нужно отправить своевременно — в течение десяти рабочих дней после того, как инспектор запросил документы для проверки. Так с налоговой будет меньше проблем.

Какие штрафы грозят организации из-за утери первичных документов

Если собрать нужные справки и доказать, что документы были утрачены в случае ЧС и непреодолимых обстоятельств (статья 109 и 111 Налогового кодекса РФ), штрафов быть не должно. На практике налоговая может привлечь организацию к ответственности по статье 126 НК РФ «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля», но арбитражные суды обычно разрешают дело в пользу налогоплательщика. Главное — вовремя предоставить уведомление об отсутствии затребованных документов вследствие их порчи, кражи и т.д.

Пример такого исхода — решение от 03.04.2006 Арбитражного суда по делу № А11-18184/2005-к2-22/723.

Нужно ли восстанавливать утраченные документы

По закону (пункт 8 статьи 23 НК РФ) всю первичную документацию необходимо хранить до 4-х лет, поэтому стоит приложить максимум усилий, чтобы восстановить утерянные документы.

Для этого из числа работников нужно назначить ответственное лицо — например, главного бухгалтера — и провести работу по восстановлению первичной документации: запросить банковские выписки из банка, документы у контрагентов и т.д. Однако по факту восстановить все документы за 4–5 лет невозможно.

После этого ответственный за задачу работник должен составить акт, в котором отразит объём проделанной работы и укажет причины остановки дальнейшего восстановления документов, а к самому акту прикрепить все документы, которые удалось восстановить. В случае проверки и запроса документов акт нужно направить в ИФНС (Инспекцию федеральной налоговой службы).

Если испорчен товар

Что нужно предоставить в налоговую

Как и в случае порчи документов, представитель соответствующего органа должен составить акт подтверждения, что на складе была ЧС. При пожаре — пожарный надзор, при потопе — уполномоченный из ТСЖ (товарищества собственников жилья) или водоканала.

После этого товар нужно списать: заполнить форму ТОРГ-15Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей») или ТОРГ-16Акт о списании товаров»). Любой из актов можно составить вместе с представителем санитарного или другого надзора. И ТОРГ-15, и ТОРГ-16 считаются основанием для списания испорченного товара.

При налоговой проверке оба документа — акт подтверждения и акт о порче или списании —  официально объяснят, почему на складе нет остатков.

Что будет, если официально не оформить испорченный товар

Во время выездной проверки инспекция может проверить на складе фактические остатки товара, которые числятся по документам с НДС. Если товара не будет, то налоговая докажет, что товар был куплен фиктивно, а НДС — искусственно занижен.

Нужно ли платить НДС за списанный товар

За списанный в результате порчи товар НДС платить не нужно. В пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ о восстановлении НДС не перечислены товары с истекшим сроком годности, а также товары, утраченные при ЧС. НДС на них не начисляется  — это подтверждает ряд официальных документов:

  • решение ВАС (Высшего арбитражного суда) РФ от 23.10.2006 N 10652/06;
  • письмо Министерства финансов РФ от 15.03.2018 N 03-03-06/1/15834 — о восстановлении НДС при выбытии имущества по причине, не связанной с реализацией;
  • письмо ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/8627@ — о восстановлении НДС при выбытии имущества в результате пожара.

Конспект

  1. Чтобы доказать, что первичные документы были утрачены из-за ЧС, в налоговую нужно предоставить: акт подтверждения от пожарных, водоканала или другого соответствующего органа; акт о результате инвентаризации; уведомление об отсутствии затребованных документов. Если все сделать правильно, штрафа за утерянные документы не будет.
  2. Чтобы подтвердить, что товар был испорчен/утрачен из-за ЧС, на руках нужно иметь: акт подтверждения от пожарных, водоканала или другого соответствующего органа; акт о порче или списании товаров. НДС за списанный товар платить не нужно.
Следующая статья
50 000 рублей за Ждуна
22 января
8 мин.
2 101

50 000 рублей за Ждуна

Или что делать, если к вам пришли «коллекторы авторских прав»