Батискаф поможет
Открываете бизнес? Поможем зарегистрировать ИП или ООО. Звоните, профессионалы всегда на связи и готовы помочь.

Начните с критериев

Даже если у вас в голове есть какие-то представления о помещении, лучше зафиксировать их на бумаге. Критерии бывают важными и второстепенными. К важным относится расположение, размер, характеристики помещения. Например, не дальше 10 минут пешком от центра города, парковка, площадь не меньше 100 «квадратов», круглосуточный доступ к рабочим местам.

Важно понимать, что если вы снимаете место под магазин, то на первое место выходит доступность и удобство расположения для покупателей. Если ищете офис — в первую очередь думаете о сотрудниках.

Кроме расположения и цены, следующий по важности критерий, пожалуй, площадь. От нее зависит, будет ли в офисе комфортно. Чтобы посчитать площадь, можно вооружиться нормой СанПиНа 2.2.2/2.4.1340−03. В ней сказано, что на одного работника должно быть минимум 4,5 квадратных метра рабочей площади. Плюс коридоры, проходы между рабочими местами. Чтобы не заморачиваться, на практике чаще всего умножают число сотрудников на 8 или 10 — это и будет нужная вам площадь. Размеры магазина будут зависеть от примерного количества покупателей.

Второстепенные критерии — это расположение точек питания, вид из офиса, велосипедная парковка, какая-то особенная инфраструктура. Например, обязательный фитнес-центр в здании не дальше соседнего.

Есть вероятность, что на стадии отбора критериев вы поймете, что вам не нужен офис. Если у вас молодая компания, в которой часть людей работают удаленно, часть может легко перейти на фриланс, а в офисе сидит пара человек, можно снять несколько мест в коворкинге — общем рабочем пространстве. Чаще всего это большой опенспейс, где обустроены рабочие места для всех желающих. За небольшую плату можно приходить и работать в комфортных условиях.

В таких совместных офисах есть техника, переговорки, интернет, кулеры и горячая вода для чая. Арендовать там несколько столов может быть выгоднее, чем сразу снимать офис. Когда разрастетесь, подумаете о постоянной прописке.

Вооружитесь помощью риэлтора или агентства

Искать и найти хорошее помещение можно самостоятельно. Никто не запрещает вам мониторить объявления в интернете, обводить маркером газетные странички и пешком заглядывать в каждое окно с надписью «аренда». Кроме небольшого шанса сэкономить, у этого способа подбора недвижимости есть несколько минусов:

  1. Это дольше. У вас нет базы адресов, нет базы актуальных объявлений, вы не в курсе, откуда начинать поиски и куда идти дальше, когда на «Авито» закончатся подходящие варианты. Почти на сто процентов половина ваших звонков будет в никуда. По указанным номерам или будут посредники, или этих площадей уже не будет на рынке, или цены будут совсем другими.
  2. Это опаснее. Когда вы заключаете договор с хорошим агентством, оно принимает на себя часть обязательств и заранее проверяет свои варианты на юридическую чистоту. Например, не в залоге ли недвижимость, есть ли у арендодателя права сдавать ее в аренду, нет ли риска двойной аренды одного и того же помещения. Вы тоже можете это сделать, но на это уйдут деньги и снова драгоценное время.

Не попадайтесь на бредовые советы. До сих пор в статьях пишут, мол, пройдитесь и поспрашивайте в нужном вам районе. Те, кто действительно искал офис, понимают, что это бред.

Во-первых, все предложения давно уже в интернете. Даже в самых глубинках не осталось арендодателей, которые не дублируют свои объявления в сеть. Во-вторых, вы представляете, сколько на это надо сил и времени? Так можно искать разве что офисы под общепит, чтобы с кликером замерить проходимость места — но это уже из области маркетинговых исследований.

Где искать хорошего посредника?

Узнайте у знакомых, кто им помогал искать офис, почитайте отзывы на сайтах или в группах социальных сетей. Обратитесь в одно из крупных агентств, типа ILM, Fortex, Caos, Knight Frank — они работают вообще без комиссии для клиента, получая процент от собственников недвижимости за то, что приводят арендаторов. Большой плюс хорошего посредника, риэлтора или агентства, — они в курсе, какая рыночная цена сейчас актуальна и при хороших взаимоотношениях могут выбить для вас дисконт.

«Обходите стороной информационные агентства. Те, которые за деньги просто дают какой-то невнятный список адресов, где якобы вас ждут. Никто там не ждет. Разве что удивленный собственник, который ничего никому не обещал. Нормальный риэлтор берет комиссию только после того, как вы подпишете удобный для себя договор».

Татьяна Толкачева
Татьяна Толкачева руководитель отдела коммерческой
недвижимости «АРЕВЕРА-Недвижимость»,
Красноярск

Осмотритесь на входе

Еще до того, как взять договор в руки, можно понять, подходит ли вам этот офис или нет. Посмотрите по сторонам — если перед офисом забита парковка, а вокруг особо негде поставить машину, это может стать проблемой. Для магазина наоборот — большое количество посетителей сулит хорошую выручку.

Точно так же и с точками питания. Не все ваши сотрудники будут таскать с собой контейнеры с едой — узнайте, есть ли в здании недорогое кафе или столовая. Это бытовые мелочи, но именно они формируют комфорт.

Не ленитесь. Если в объявлении написано «10 минут пешком от метро», пройдитесь и проверьте, так ли это. Если это правда, сотрудники будут меньше опаздывать на работу.

Еще до входа в офис, как только переступили порог здания, сразу смотрите по сторонам. Обратите внимание, есть ли охрана, кого она записывает и как пропускает. Смотрите, убрано ли в лифтах, нет ли посторонних запахов на лестницах, не доносится ли аромат шаурмы с первого этажа.

В помещении первым делом проверяйте инженерку. Кондиционеры, вентиляция, искрящиеся розетки, краны в ванной, капающий унитаз — все это тщательно фиксируется при первом осмотре. Если проблемы серьезные, то разворачиваемся и уходим. Например, если встроенная вентиляция не работает как следует, а ее роль выполняют приоткрытые форточки, то это может стать реальной бедой. Особенно в холодное время года.

Осмотр — не менее важная и ответственная часть, чем подписание договора и решение финансовых вопросов. Например, если вы забудете спросить, какую мощность тянет электрическая сеть, может случиться, что не получится подключить так много компьютеров и серверов, как хочется.

Или еще мелочь, но важная — структурированные сети (СКС). Это заранее проложенные в стенах или коробах интернет и телефонные кабели. По сути вы видите только «розетки» с LAN-разъемами, к которым подключаете технику. Если их нет, придется все прокладывать заново. А это неотделимые изменения, которые придется согласовывать с арендодателем, прописывать в договоре и решать, кто за это в конце концов будет платить.

Ремонт. Он может быть или нет. Включайте все, что включается, и открывайте/закрывайте все, что для этого предназначено. Если что-то не работает, записывайте, что потом внести в акт приемки помещения. Прислушивайтесь, принюхивайтесь, не стесняйтесь — вы должны точно убедиться, что посторонние звуки и запахи не будут нарушать рабочую атмосферу. Поэтому приезжайте на осмотр только в рабочий день и в рабочее время.

Если есть сомнения, спросите у соседей, кто тоже арендует помещение на этом этаже или хотя бы в здании.

Учитывайте все мелочи

Если визуально офис кажется подходящим, можно приступать к переговорам с собственником. Вы можете доверить это посреднику, но лучше все же лично контролировать результаты и темы, которые надо однозначно выяснить и уточнить.

Оплата

Оплата за коммерческое помещение состоит из нескольких пунктов:

  • Базовая ставка — та часть денег, которые арендодатель кладет себе в карман.
  • Расходы на эксплуатацию — на уборку, на охрану, на вывоз мусора, мытье окон и услуги управляющей компании, которая поддерживает жизнеспособность здания.
  • НДС. Может быть включен в названную сумму, а может вылезти неприятным сюрпризом, когда вас попросят доплатить.
  • Коммуналка — свет, вода, тепло, которое вы потребляете. Сюда может входить оплата интернета и телефонии. Уточните, кто ее платит. Если вы, то перепишите показатели всех счетчиков и обязательно укажите все данные в будущем акте приемки.

Чаще всего собственник называет единую стоимость аренды, но вы лучше уточняйте, что в нее входит — так безопаснее.

Важно уточнить
 
Можно ли заключать договор на обслуживание с другими телефонными или интернет-провайдерами. Например, у собственника бизнес-центра может быть эксклюзивный договор с каким-нибудь провайдером и никто из его арендаторов не сможет подключиться ни к кому другому. Просто не дадут разрешение поставить оборудование. И тогда придется мириться с любыми тарифами и их изменениями.

Что еще уточнить, перед тем, как составить договор?

Арендные каникулы

Если вам надо сделать большой ремонт, можете просить отсрочку с оплатой на 1−2 месяца. Вместо аренды вы заплатите за то, чтобы сделать помещение более комфортным для себя. Сроки и объемы изменений во время ремонта должны быть четко прописаны в договоре.

Индексация

Скорее всего, стоимость аренды от года к году будет расти. Это нормальная практика, хоть и выглядит вымогательством для новичка. Просто учитывайте, что арендуя помещение вы почти всегда устанавливаете цену на год. Размер индексации заранее спрашивайте у арендодателя. Имейте в виду, что индексация — это не только повышение цены. Например, если рынок обвалился и недвижимость подешевела, логично проиндексировать оплату в меньшую сторону. В договоре должен быть прописан максимальный процент индексации и условия его применения.

Охрана, управляющая компания, парковка

Уточните, как работает охрана, пускают ли они по пропускам, придется ли за каждым клиентом спускаться вниз на проходную, можно ли приходить в офис круглосуточно. Важно узнать больше о парковке. Сколько мест вам положено, как они распределяются — фиксированно или кто раньше приехал и занял. Могут написать, что вам положены 5 мест, но в результате никто их держать за вами не будет. Соберите отзывы об управляющей компании.

«Будьте осторожны, если арендуете место под торговлю или общепит у небольшого собственника. Когда это крупный торговый центр, он дорожит репутацией. Если это мелкий арендодатель, могут быть риски. Например, один владелец кафе получил уведомление о расторжении контракта от арендодателя, который потом быстренько открыл на раскрученном месте свой общепит. От этого не застрахуешься, поэтому проверяйте репутацию того, с кем связываетесь. Или нанимайте риелтора, который уже сталкивался с подобным, и знает, как вас обезопасить».

Татьяна Толкачева
Татьяна Толкачева руководитель отдела коммерческой недвижимости
«АРЕВЕРА-Недвижимость»,
Красноярск

Обратите внимание на пожарную безопасность. Закон ничего не говорит, кто должен отвечать за «пожарку» — вы или собственник. Поэтому будьте бдительны. Убедитесь, что в договоре ничего не сказано о вашей единоличной ответственности за противопожарную деятельность. Попросите показать вам акты проверки Госпожнадзором и договор на установку систем дымоудаления. Это обезопасит вас от возможных претензий, если что-то произойдет. Дальше, когда вы уже будет пользоваться помещением, обязательства соблюдать правила противопожарной безопасности в равной мере ложатся на собственника, на вас и ваших сотрудников.

Все, что вы узнаете, и все, о чем договоритесь с собственником, вы должны скрупулезно внести в договор аренды коммерческого помещения.

Что указать в договоре

На рынке есть два способа заключить договор об аренде.

Первый — просто подписать договор, в котором указать все условия. Можно составить к нему отдельное приложение. Второй вариант — сначала составить коммерческое предложение. Он более современный и если вы будете снимать офис в крупном торговом центре, скорее всего, придется сначала разбираться с коммерческим.

Зачем надо подписывать коммерческое предложение?

Его составляют на этапе, когда вы визуально осмотрели помещение и готовы подписать договор. Коммерческое включает в себя все финансовые условия, все, что касается денег, порядка расчетов и ответственности. В нем может быть до 30 пунктов — сроки оплаты, арендные каникулы, страхование имущества, подписанты будущего договора, депозит, сроки и объем ремонта.

Коммерческое нужно, чтобы на стадии подписания договора было как можно меньше споров и прений.

Перед тем, как поставить подпись, проверьте документы:

  • ИНН;
  • ОГРН;
  • Устав;
  • Документы, подтверждающие полномочия подписанта;
  • Документ на право собственности помещения, здания.

Со своей стороны составьте такой же список.

Пример из практики

Наш клиент Сергей снял помещение, чтобы открыть школу скорочтения. Арендодателем выступало госпредприятие. Подписали бумаги, заехали, работа кипит. Месторасположение удачное, Сергей доволен. А потом оказывается, что нет согласия собственника на аренду. Собственник в Москве, а здесь директор только распоряжается имуществом и не имеет права подписывать такие договоры. Сергей и подумать не мог, что у госструктуры могут с этим быть проблемы.

В договоре должно быть подробное описание объекта — площадь, этаж, адрес. Убедитесь, что к договору прикреплен план помещения из кадастрового паспорта. Что помещение ему полностью соответствует. Это надо для того, чтобы потом собственник не предъявил претензий по несогласованной перестройке.

Пример из практики

Старую пятиэтажку в центре города кто только не перестраивал. За 20 лет аренды здесь жили и государственные коммунальщики, и программисты, и оконных дел мастера. Не повезло последним — клининговой компании. Когда они выезжали, собственник показал план помещения, которое до неузнаваемости отличалось от того, в которое клинеры въезжали. Пришлось восстанавливать первоначальные очертания.

Проверяйте, действительно ли помещение не является самостроем и его можно сдавать в коммерческое пользование. Например, симпатичное здание на земле арендодателя может оказаться незаконным. В таком случае хорошо, если обойдется реституцией (и то головняк страшный), а так могут быть проблемы с налоговой — жили ведь вы там незаконно.

Если вам пообещали места на парковке, проверьте, а имеет ли на это права арендодатель, если помещение сдается по принципу субаренды, ОБЯЗАТЕЛЬНО проверьте, есть ли в договоре арендодателя с собственником такой пункт. Закажите выписку ЕГРП, чтобы уточнить, не находится ли недвижимость в залоге или под арестом. Если работаете с грамотным посредником, он сделает все это за вас.

Обратите внимание на «узкие» места

Не торопитесь.

Лучшее, что можно сделать — изучить договор с юристом. Еще раз обратите внимание на финансовые моменты. Если на предыдущей стадии вы забыли проверить права на субаренду, вас могут выгнать из офиса в одностороннем порядке. Особое внимание уделите формулировкам «в одностороннем порядке» или «по собственной инициативе». Иначе вам могут без спроса повысить стоимость аренды, увеличить индексацию, сменить провайдера.

Пример из практики

Помещение в субаренде. Пришло письмо, что договор кончается и надо заключать новый. Но теперь ставка увеличивается — с 800 до 1000 рублей за метр.

В действующем договоре четко написано, что допускается повышение арендной платы один раз в год на 10%, а новая цена аренды больше на 20%, поэтому внимательный арендатор сразу пишет претензию, указывая на этот факт. А вместе с претензией перечисляет все обязательства, которые не исполнил арендодатель — протекающая крыша, плохое отопление.

В ответном письме арендодатель сообщает, что в течение года выросли и еще планируют подняться цены на коммуналку и, мол, новая сумма аренды должна покрыть эти затраты. Но арендатор снова молодец и внимательно читал/подписывал договор — всю коммуналку он платит и так сам, так что эти траты никак не касаются арендодателя.

2:0 в пользу внимательного съемщика.

После требования предоставить документы, обосновывающие повышения цены, арендодатель сдался и оставил цену на прежнем уровне.

Иногда в договорах встречаются пункты с формулировками «доступ третьих лиц на территорию собственника». В таком случае к вам могут просто зайти какие-то «левые» люди по своим «левым» делам.

Еще раз изучите все штрафы, пени и неустойки. Убедитесь, что вы с ними согласны. Например, в договоре может быть прописано, что уведомлять о выезде вы должны за 6 месяцев, а вам надо срочно съехать. Если вы это прощелкали, придется мало того, что выплатить всю сумму, так еще и заплатить штраф.

Обязательно составьте акт приемки помещения.

Еще раз напишем — обязательно. Что важно, укажите в договоре, что принимаете помещение только после подписания акта приемки. Укажите в акте каждый сломанный кран или разболтанное окно. Опишите всю технику и мебель, которая достанется вам вместе с офисом. Потом вам не предъявят претензии за никогда не существовавшие ноутбуки.

Чтобы вас не обманули, запомните

1

Составьте список требований к офису

2

Приезжайте смотреть в рабочее время, проверяйте каждую мелочь

3

Проверьте права собственности на офис и парковку. Если надо, проверьте права на субаренду

4

Уточните, что входит в оплату и кто платит коммунальные

5

Укажите все финансовые обязательства в коммерческом предложении

6

Проверьте договор до подписания с юристом

7

Подпишите договор

8

Составьте и подпишите акт приемки помещения

Следующая статья
Где взять денег на стартап?
24 мая
13 мин.
445

Где взять денег на стартап?

Три истории о краудфандинге